Peşəkar layihə planlama mütəxəssisinin 7 vərdişi

Uğurlu layihə effektiv layihə planlamadan başlayar…
Layihənin qrafikləndirilməsi (project scheduling) layihə idarə edilməsinin ilk işlərindən biridir. Gələcək layihələrinizdə istifadə edə biləcəyiniz 7 planlama və qrafikləndirmə vərdişini aşağıdakı kimi sıralamaq olar:

1. Layihəni komanda ilə birgə planlaşdırın
Komandanızla birgə planlaşdırma etməyiniz, özbaşınıza planlama etməkdən daha effektlidir. Belə olanda bütün layihəyə aid olan əməkdaşların layihə planında rolu və nəticədən məsuliyyəti olur.

2. Layihənin iş həcmini tam əhatə edin
Görəcəyiniz bütün işlər müştərinin gözləntilərini əhatə etməlidir. Layihənin iş həcmini tamamilə əhatə edən görüləcək işlərin siyahısını hazırlayın.
İş ardıcıllığını gözdən keçirin. Əlbəttə ki, evinizin birinci mərtəbəsini tikmədən ikinci mərtəbəsinə başlaya bilməzsiniz. Layihə müddətində paralel edə biləcəyiniz işlər haqqında düşünün. Hansı işlərin başlaya bilməsi üçün hansıların bitməli olduğuna baxın. Saydığımız bu işlər arasındakı asılılığın layihə qrafikləndirmənizdə nəzərə aldığınızdan əmin olun.

3. Görüləcək işləri qruplaşdırın
Bildiyiniz kimi layihə bir sıra mərhələlərdən keçir. Bir ideya ilə başlayır, təhvil verilməyə qədər proqres edərək davam edir və təhvil verilmə mərhələsinə gəlir. Bu mərhələlər layihə qrafikləndirmənizdə göstərilməlidir.

4. Əsas mərhələləri (milestones) yaradın
Layihə planınıza əsas mərhələləri daxil etməyiniz, ölçülə bilən hədəf olduğuna görə layihə komandasının daha yaxşı fokuslana bilməsinə və daha çox motivasiyasına səbəb olar. Əsas mərhələlər müəyyən mərhələlərin tamamlanmasını ifadə edir. Bir çox hallarda müştəri ilə ödəniş razılaşmaları əsas mərhələlərə əsasən olur. İşgörənin hədəflədiyi tamamlanmalı işlər olur və layihənin proqresini ümumi olaraq bu mərhələrə baxmaqla bilmək mümkündür. Layihəni izləmək də rahat olur. Məsələn inşa etdiyiniz gəmidirsə, gəmiyə mühərrikin qoyulması bir əsas mərhələ və gəminin suya salınması daha bir əsas mərhələ sayıla bilər.

5. İşlərin müddətini təxmin etmək üçün vaxt ayırın
Hər bir işin müddətini (saat və ya gün) təxmin edəndə həmin sahənin mütəxəssislərinin təcrübəsindən istifadə edin. Çünki işi ən yaxşı bilənlər həmin sahənin mütəxəssisləridir. Planlama yekunlaşanda əlaqəli bütün şöbələrin və mütəxəssislərin müddətlə bağlı razılığını alın ki, daha sonra anlaşılmazlıq və narazılıq yaranmasın.

6. İnsan resurslarını planlayın
İndi sizin layihə qrafikləndirməniz hazırdır və resurslarınızı planlamanın vaxtıdır. Resursları planlayarkən iş normaları (KPI) nəzərə alınmalıdır. Əvvəlki layihələrdə onlar işləri necə görüblər, performansları necə olub?
Resurs planlama ediləndən sonra konfliktlərin, iş yüklənməsinin olub olmadığı yoxlanmalıdır. Planlama proqramları (Primavera P6, Ms Project və s.) buna imkan verir ki, hansı tarixlərdə hansı resurslardan nə qədər planlanıb, yüklənmə varmı, yoxmu? Və varsa necə həll edə bilərik kimi suallara cavab tapa biləsiz.
Həmçinin layihə təqviminin düzgün təyin edilməsi də vacibdir. Layihə müddətindəki iş günləri, iş saatları, bayram günləri əlbəttə ki, nəzərə alınmalıdır.

7. Layihənin proqresini periodik yeniləyin
Layihə qrafikinizi periodik olaraq layihə komandanızla proqresi müəyyən edərək yeniləyin. Hansı işlərin başlayıb – başlamadığını, proqresin nə qədər olduğunu müəyyən edərək qrafikləndirmənizə daxil edin. Layihə planlaşdırma və qrafikləndirmə mütəxəssisi olaraq layihə menecerini layihənin statusu ilə bağlı məlumatlandırmaq, bu sizin məsuliyyətinizdir.

Keyfiyyətli layihə planlama və qrafikləndirmə layihə uğurunun təməlidir. Planlama və qrafikləndirmənin daha real olması üçün layihə komandanızla birgə işləyin.

Şamil Bağmanov

620dəfə baxılıb.